La signature électronique de StageReturn vous permet de créer un bon de remise complet, d’y intégrer vos preuves photo et vos champs personnalisés, puis de faire signer le document depuis un lien sécurisé directement accessible dans le bon généré.
La signature électronique de StageReturn permet de conserver une preuve de la remise d’un équipement à une personne, un client, un technicien ou un collaborateur.
Elle peut être associée aux informations du projet, aux équipements concernés, aux photos prises avant le départ et aux informations du destinataire.
Une fois le document signé, StageReturn conserve une version finale du bon de remise accompagnée des informations liées à la signature et à son authenticité.
La création d’un bon de remise s’effectue directement depuis la page d’un projet StageReturn.
Ouvrez le projet concerné puis rendez-vous dans l’onglet Avant départ.
Cet espace permet de documenter l’état du matériel avant sa remise et de préparer les éléments qui seront intégrés au document.
Ouvrez le projet concerné.
Accédez à l’onglet Avant départ.
Ajoutez vos preuves et les photos de l’état du matériel.
Sélectionnez la création d’un bon de remise.
Avant de générer le bon de remise, vous pouvez ajouter des photos permettant de conserver une trace visuelle de l’état des équipements.
Vous pouvez également personnaliser le document en ajoutant les champs dont vous avez besoin. StageReturn vous laisse définir librement les informations à faire apparaître dans le bon de remise selon votre activité et le contexte du projet.
Le destinataire est facultatif. Le bon de remise peut être généré sans renseigner une personne précise.
L’entreprise liée au projet apparaît déjà dans l’en-tête du document. Vous pouvez toutefois ajouter un destinataire lorsque vous souhaitez identifier clairement la personne à qui le matériel est remis.
Une fois les informations renseignées, StageReturn génère le bon de remise complet. Le document reprend les informations du projet, les preuves photo, les champs personnalisés et, si vous en avez ajouté un, le destinataire.
Un lien de signature cliquable est intégré directement dans le document. Le bon peut donc être consulté dans son intégralité avant que la personne ne décide de le signer.
Le document généré peut ensuite être transmis par e-mail, messagerie instantanée ou tout autre moyen de communication utilisé par votre entreprise.
La personne reçoit ainsi le bon de remise complet, peut le consulter, puis utiliser le lien intégré au document lorsqu’elle souhaite accéder à la page de signature.
Lorsque la personne clique sur le lien présent dans le bon de remise, elle accède à la page dédiée StageReturn Signature.
Cette page peut être utilisée depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur.
Le signataire renseigne les informations demandées, peut ajouter un commentaire si nécessaire puis signe directement dans la zone prévue à cet effet.
La personne consulte le bon de remise puis clique sur le lien de signature intégré au document.
Elle renseigne les informations demandées et peut ajouter un commentaire.
Elle appose sa signature et valide le document.
Après validation de la signature, StageReturn génère la version finale du bon de remise.
Le document signé reprend les informations du bon initial ainsi que les éléments permettant de conserver une trace de la signature.
Un certificat d’authenticité est également associé au document afin de permettre sa vérification ultérieure.
Une fois la signature terminée, une copie du bon de remise signé est automatiquement envoyée à l’adresse e-mail renseignée par le signataire.
Le signataire conserve ainsi directement sa propre copie du document signé dans sa boîte e-mail.
Après la signature, le document est automatiquement associé au projet correspondant dans StageReturn.
Vous pouvez retrouver les bons de remise directement dans l’onglet Avant départ du projet concerné, au même endroit que les preuves et les documents liés à la remise du matériel.
Vous n’avez ainsi pas besoin de rechercher les documents dans vos e-mails ou dans un dossier externe.
Les documents signés générés par StageReturn disposent d’éléments permettant de contrôler leur authenticité.
Un QR code de vérification est présent sur le document. Il permet d’accéder à la page de vérification de StageReturn.
StageReturn utilise également une empreinte numérique du document afin de permettre la vérification de son intégrité.
Scannez le QR code présent sur le document.
La page de vérification StageReturn s’ouvre.
Les informations d’authenticité du document peuvent être contrôlées.
Le bon de remise peut être utilisé dans de nombreuses situations où du matériel change temporairement de responsable.
Photographiez l’état du véhicule avant son départ puis faites signer le conducteur afin de conserver une trace de son état au moment de la remise.
Documentez l’état d’une enceinte, d’un projecteur, d’un écran ou d’un autre équipement avant sa remise à un technicien ou à un client.
Conservez une trace du matériel confié à une équipe technique ou à un prestataire pendant une intervention ou un déplacement.
Faites signer la personne qui récupère du matériel directement lors de son enlèvement dans votre entrepôt.
Associez les preuves avant départ et la signature du responsable à un projet de tournage, de spectacle ou d’événementiel.
Faites constater et signer l’état du matériel remis afin que chaque partie dispose d’une copie du document.
La signature électronique complète les outils de traçabilité de StageReturn.
Les preuves avant départ, le bon de remise, la signature et le document final restent associés au projet afin de disposer d’un historique clair de la remise du matériel.
En cas de retour avec un dommage, d’équipement manquant ou de désaccord sur l’état initial du matériel, vous pouvez retrouver rapidement les éléments documentés avant le départ.
Découvrez les dernières évolutions de StageReturn.
